Schipdonkmenners

Regelement organiseren Koetsentochten met medewerking vzw Schipdonkmenners.


Wij als bestuur v.d. schipdonkmenners vzw doen in de mate van het mogelijke er alles aan om de leden die een koetsenwandeling willen organiseren te ondersteunen.
Onze definitie van een koetsenwandeling is nog altijd zoals beschreven in onze statuten

*Organiseren van koetsenwandelingen langs de mooiste plekjes van Oost- en West Vlaanderen steeds met respect voor dier en natuur en met een familiaal karakter voor ogen.*

Dat het organiseren van een wandeling meer inhoud dan alleen maar zorgen voor een uitnodiging weten wij als bestuur maar al te goed ;
Daarom hebben we voor u een paar belangrijke tips opgesomd waar u vrijblijvend rekening kunt mee houden , daarnaast hebben we voor jullie een pakket die u gratis kunt gebruiken ter ondersteuning van uw koetsenwandeling.

1/ allereerst bij het uitstippelen van uw route zorg dat de veiligheid primeert.
Indien uw route privé domeinen doorkruist vraag toestemming aan de eigenaar, bij veel van die domeinen is er een reglementering aan verbonden zoals bij de bossen van ANB , provincie en stad .Om door die plaatsen te mogen rijden moeten men een aanvraag doen , die word meestal zonder problemen toegestaan , maar ze moet wel aangevraagd worden! Sommige organisatoren respecteren die regelgeving niet en denken dat zij boven de wet staan . Wij zijn dan ook van mening dat deze mensen onze goede naam en samenwerking (waaraan we jarenlang aan gewerkt hebben) bij ANB, provincie en stadsdiensten in vraag stellen.
Daarom hebben wij als bestuur v.d. Schipdonkmenners dan ook besloten dat als bij het organiseren van een wandeling op grondgebied van bovenvernoemde instanties geen aanvragen zijn gedaan en verkregen en er toch doorgereden word ,wij de ondersteuning van het desbetreffend organiserend lid direct annuleren en afstand doen van alle daaruit vloeiende conflicten bij deze instanties. Eventuele sancties van de Schipdonkmenners vzw tegenover organiserend lid worden daarbij niet uitgesloten.
Heeft u problemen met aanvragen bij openbare instanties contacteer één van onze bestuursleden zij kunnen u in de mate van het mogelijke verder helpen.

2/ Maak dat u startplaats en stopplaatsen ruim genoeg zijn, dit komt alleen maar de veiligheid ten goede.
Een aparte ingang en uitgang indien mogelijk.
Maak van uw start en stopplaatsen een verplichte stapzone .
Plaats genoeg vuilnisbakken en maak hier de menners erop attent vuilnis hoort niet langs straat ( bekers , servetten) vermeld dit eventueel op uw routebeschrijving
Menners blijven op de bok op de startplaatsen.
Controleer na de rit het terrein op resterend afval de eigenaar zal u dankbaar zijn en u zult in de toekomst altijd welkom zijn

Wat het pakket ter ondersteuning van uw koetsenwandeling aangaat het volgende.

Leden die een rit organiseren kunnen ook volgend jaar rekenen op de ondersteuning van onze
vereniging als zij dit willen.
Om alles vlot te laten verlopen en geen misverstanden te creëren hebben we alles in een reglementering gezet .
Allereerst wat omvat die ondersteuning ?

1/ publicatie van uw koetsenwandeling op onze menkalender en op de website.
2/ uitnodiging mag mee verstuurd worden met de uitnodigingen v.d. Schipdonkmenners, zowel per brief als per mail.
3/ gebruik van pijltjes .
4/ gebruik van een koffieperculator en thermossen .
5/ gebruik van mobiel toilet op remorque.

Onder het principe voor wat hoort wat , zijn er dan ook enkele verplichtingen aan verbonden.

Om van gelijk welk deel van dit steunpakket te kunnen genieten
( ook voor de publicatie van uw uitnodiging op de menkalender en website )
moet er vanaf volgend jaar altijd op uw uitnodiging vermeld staan

*met de medewerking van de Schipdonkmenners vzw *

Deze vermelding op u uitnodiging kost u niets , maar is een vorm van respect en dankbaarheid van u als organiserend lid tegenover het bestuur van de Schipdonkmenners.

- Om uw uitnodigingen mee te versturen met de onze , moet er tenminste 1 persoon komen helpen om de uitnodigingen in enveloppen te steken , etiketten en postzegels te plakken .
De hoeveelheid uitnodigingen en het tijdstip voor het verzendklaar maken word bepaalt in samenspraak met desbetreffend bestuurslid .

-Gebruik van een mobiel toilet .
Die word vanaf volgend jaar voorzien op een speciaal ontworpen remorque van ons .

-Gebruik van een koffieperculator en thermossen .

Wat het gebruik van pijltjes , mobiel toilet en perculator en thermossen aangaat is er een reglementering opgesteld i.v.m. het gebruik , reiniging en eventuele schade .
Deze reglementering wordt overlopen bij afhaling en ook meegegeven door de materiaalbeheerder.
De afhaling gebeurd in overleg met de materiaalbeheerder.

Wenst u meer uitleg contacteer een van de bestuursleden.

Wenst u daar en tegen te kunnen genieten van dit steunpakket of delen hiervan contacteer dan

Rolly Johan 0496/822655

Alle datums van koetsenwandelingen moeten binnen zijn voor 1 januari 2018 , daarna worden er geen uitnodigingen meer op zowel de menkalender als op de website vermeld .